Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) merupakan unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
- Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kepala Biro dibantu oleh beberapa Kepala Bagian (Kabag).
- Kabag bertanggung jawab kepada Kepala Biro.
- Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) terdiri atas :
Bagian Administrasi Akademik, terdiri atas:
- Subbag Sarana Pendidikan.
- Subbag Monitoring dan Evaluasi.
Bagian Kemahasiswaan, terdiri atas:
- Subbag Kegiatan Mahasiswa.
- Subbag Kesejahteraan Mahasiswa.
- Subbag Administrasi dan Pengembangan Alumni
Tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
- Menyusun RKAT dan program kerja BAAK;
- Menyusun juklak dan juknis bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan;
- Mengelola sistem dan strategi proses penerimaan mahasiswa;
- Mengelola kegiatan penerimaan mahasiswa baru;
- Mengelola administrasi registrasi mahasiswa;
- Mengelola administrasi legalisasi akademik dan evaluasi akademik;
- Membantu menetapkan kebijakan, mengkoordinasi, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan program kegiatan, peningkatan dan penjaminan mutu di lingkungan universitas.
Tugas Kepala Bagian Registrasi dan Statistik
- Menyusun konsep juklak dan juknis penerimaan mahasiswa;
- Mengkoordinasikan proses penerimaan mahasiswa;
- Menyebarluaskan informasi penerimaan mahasiswa;
- Melaksanakan layanan informasi tentang penerimaan mahasiswa;
- Menyiapkan dan menyusun instrumen penerimaan mahasiswa;
- Melaksanakan pendaftaran penerimaan mahasiswa;
- Menyiapkan dan melaksanakan penerimaan mahasiswa;
- Menyimpan data penerimaan mahasiswa..
- Mengkoordinasikan pelaksanakan pendaftaran ulang mahasiswa;
- Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan administrasi transfer mahasiswa;
- Menyiapkan dan merancang instrumen registrasi;
- Melaksanakan layanan registrasi;
- Mengolah data registrasi dan menyusun statistik;
- Menyajikan data registrasi dan statistik, seperti administrasi Nilai Mahasiswa:
- Mengelola administrasi Nilai Mahasiswa:
- Menghimpun nilai ujian mahasiswa;
- Mengumumkan nilai ujian mahasiswa;
- Merekam nilai ke buku;
- Merekam nilai ke data base.
- Mencetak Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) dan Transkrip Akademik
- Merekam data KRS dan KHS pada Database
- Mengirim data daftar mahasiswa aktif ke Rektor melalui Wakil Rektor I dan Ketua Program Studi, serta Dosen tiap Matakuliah.
- Mendistribusikan KRS kepada mahasiswa
- Mencetak daftar mahasiswa peserta kuliah/praktik, daftar hadir, daftar nilai,dan daftar mahasiswa aktif
- Membubuhkan cap KRS
- Mengarsipkan/Menyimpan data registrasi sebagai bahan laporan (KRS, KHS dan Transkrip).
Tugas Kepala Bagian Administrasi Akademik
- Mengkoordinasikan pelaksanaan administrasi dan evaluasi akademik;
- Mengkoordinasikan pelaksanaan legalisasi akademik;
- Melaksanakan administrasi dan evaluasi akademik;
- Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan ujian dan sekaligus meminta soal ujian kepada dosen;
- Menghimpun dan menggandakan soal;
- Mengusulkan Panitia UTS dan UAS;
- Menyusun jadwal ujian dan pengawas;
- Membuat perlengkapan ujian seperti daftar hadir, Berita Acara;
- Mendistribusikan soal ujian dan perlengkapan ujian kepada Pengawas;
- Mengarsipkan berkas soal ujian;
- Monitoring pelaksanaan perkuliahan;
- Monitoring kemajuan belajar mahasiswa.
Tugas Subbag Evaluasi dan ESBED
- Mengumpulkan data bahan evaluasi dan ESBED;
- Melaksanakan/mengolah data ESBED;
- Menyajikan hasil olahan data ESBED sebagai bahan Laporan dan kebijakan pimpinan;
- Menyimpan data evaluasi dan ESBED sebagai bahan laporan.
- Menyusun Laporan ESBED
Tugas Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
- Bagian Kemahasiswaan dan Alumni dipimpin oleh Kepala Bagian (Kabag), berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Biro Administrasi Umum.
- Dalam pelaksanaan tugas, Kabag dibantu oleh dua orang Subbag yaitu
- Subbag Kesejahteraan dan Kegiatan Mahasiswa
- Subbag Administrasi dan Pengembangan Alumni
- Tugas Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumni terdiri atas :
- Menyusun Program Kerja Bagian;
- Merencanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan,
- Merencanakan kegiatan penalaran, minat dan bakat mahasiswa;
- Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan kegiatan mahasiswa;
- Melaksanakan pemberian ijin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
- Melakukan dan mengelola data informasi kegiatan kemahasiswaan;
- Mengeluarkan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan;
- Memproses pemilihan mahasiswa berprestasi.
- Menjaring data alumni dan proses rekrutmen;
- Menyelenggarakan temu alumni secara berkala setiap Dies Universitas;
- Meng-update data alumni;
- Melaksanakan fungsi sebagai Pusat Jasa Ketenagakerjaan (PJK). Pusat Jasa Ketenagakerjaan memberikan informasi dan bantuan kepada para mahasiswa dalam bidang ketenagakerjaan, antara lain
- Memberikan informasi tentang lapangan kerja yang tersedia.
- Mengidentifikasi kualifikasi lulusan yang dibutuhkan oleh pasar kerja.
- Menjalin kerjasama dengan instansi yang terkait dalam hal ketenagakerjaan.